在使用 Microsoft Word 2016 for Windows 處理文檔時，尤其是與團隊協作或接受審閱后，文檔中可能會包含大量修訂標記（如刪除線、下劃線）和批注（側邊的評論氣泡）。在最終定稿或需要清潔版本時，刪除這些修訂和批注是常見的需求。本指南將詳細介紹如何操作，并提供一些實用建議。

一、 理解修訂和批注

明確兩個概念：

• 修訂： 跟蹤對文檔內容的所有更改，包括插入、刪除和格式修改。它們會以特定標記（如紅色下劃線表示新增，刪除線表示刪除）顯示。
• 批注： 審閱者添加的注釋或問題，通常顯示在文檔右側的邊距中。

在刪除它們之前，請務必仔細審閱所有更改和評論，確保沒有需要保留的重要反饋。

二、 逐步刪除修訂和批注

步驟1： 接受或拒絕修訂

修訂不能簡單地“刪除”，而是需要您決定是“接受”（使更改永久生效）還是“拒絕”（撤銷更改，恢復原文）。

1. 切換到 “審閱” 選項卡。
2. 在 “更改” 功能組中，您會找到核心工具：

• 上一條 和 下一條： 逐個定位修訂。

• 接受： 點擊下拉箭頭，您可以選擇：

• 接受并移到下一條： 逐個處理。

• 接受此修訂： 接受當前選中的修訂。

• 接受所有顯示的修訂： 接受當前視圖下的所有修訂。

• 接受所有修訂： 一鍵接受文檔中的所有修訂，使其成為文檔永久的一部分。

• 拒絕： 點擊下拉箭頭，類似地，您可以選擇拒絕并移到下一條、拒絕此修訂或拒絕所有修訂。拒絕修訂會將其從文檔中移除，并恢復原文。

建議： 對于重要文檔，建議使用 上一條/下一條 逐個審閱并決定接受或拒絕。若確認所有修訂都需保留，則可使用 接受所有修訂。

步驟2： 刪除批注

批注可以單獨或批量刪除。

1. 仍在 “審閱” 選項卡下。
2. 在 “批注” 功能組中：

• 要刪除單個批注： 點擊目標批注框，然后點擊 刪除 按鈕（圖標是一個帶叉的對話框）。

• 要刪除所有批注： 點擊 刪除 按鈕下的下拉箭頭，選擇 刪除文檔中的所有批注。

步驟3： 徹底停止跟蹤修訂（可選但重要）

即使您接受了所有修訂，如果“跟蹤修訂”功能仍處于開啟狀態，您后續的任何新編輯仍會被標記為修訂。為確保文檔“干凈”，請：

1. 在 “審閱” 選項卡的 “跟蹤” 組中，點擊 跟蹤修訂 按鈕（或使用快捷鍵 Ctrl+Shift+E），使其顯示為未選中狀態（灰色）。

三、 使用“最終”視圖并比較文檔

• 在 “審閱” 選項卡的 “視圖” 組中，您可以將 顯示標記 設置為 無標記，以查看接受所有修訂后的最終效果。但這只是視圖隱藏，修訂數據仍存在。
• 要生成一個完全不含修訂和批注信息的新文檔副本，最徹底的方法是：

1. 完成上述所有接受/拒絕和刪除操作。

1. 點擊 文件 -> 另存為，選擇一個位置，將文檔保存為一個新的文件名。這個新文件就是一個干凈的最終版。

四、 實用技巧與注意事項

1. 順序操作： 通常建議先處理所有批注（閱讀并解決其中問題），再處理修訂。
2. 保護文檔： 如果您是文檔所有者，不希望他人隨意關閉修訂或接受更改，可以考慮在 “審閱” 選項卡的 “保護” 組中，使用 限制編輯 功能來強制跟蹤所有更改。
3. 比較文檔： 如果您手頭有一個原始文檔和一個充滿修訂的文檔，可以使用 “審閱” 選項卡下的 比較 功能來精確查看差異。

通過以上步驟，您可以有效地管理并清除 Word 2016 文檔中的修訂和批注，從而獲得一份整潔的最終文檔。務必在操作前做好備份或確認，以防誤刪重要信息。